De 1e indruk: Hoe je ontvangstruimte direct invloed heeft op jouw bedrijfsresultaten

Jouw ontvangstruimte, oftewel receptie, is niet alleen een functionele ruimte; het is het visitekaartje van jouw bedrijf. Een gave receptiebalie gecombineerd met het juiste kleurenpalet kan direct invloed hebben op jouw bezoekers, positief of negatief. Bij jouw bedrijf moet iedereen zich welkom voelen, toch? 

In dit artikel verkennen we de verschillende aspecten van ontvangstruimte en ontvangstbalies, hun invloed op de beleving van jouw merk en de psychologie erachter. Of je nu een kleine ondernemer bent of aan het hoofd staat van een grote onderneming, dit artikel biedt waardevolle inzichten voor iedereen. We sluiten af met wat korte tips en adviezen zodat ook jij kan profiteren van jouw ontvangstruimte. Wil je direct door naar de tips, druk dan hier.

De gedachtegang achter een ontvangstruimte 

Vaak staan we niet stil bij de gedachtegang achter de ontvangstruimte of de wachtkamer waarin we wachten. Een wachtkamer kennen we allemaal, de wachtkamer van bijvoorbeeld de huisarts of de tandarts wordt vooral in de private medische sector enorm over nagedacht. Wist je dat er zelfs hele bedrijven zijn die zich focussen op het inrichten en realiseren van ontvangstruimtes?

Laten we een paar voorbeelden doornemen om te kijken wat de gedachtegang is achter verschillende ontvangstruimtes. 

Een medische setting

Wanneer jij binnenkomt in een van de medische klinieken in Nederland is de receptie vaak wit en schoon, een weerspiegeling van de hygiëne en precisie die men van zorgverleners verwacht.

Binnenkomen op een advocatenkantoor

Als jij een advocaat nodig hebt dan weet je al dat dit duur gaat worden. Het is dus belangrijk voor jou dat je advocaat goed zijn werk doet en dat deze kundig is. Het is daarom niet voor niets dat een advocatenkantoor graag de kernwaarden en imago van dit kantoor in de ontvangstruimte probeert te verwerken. Neem bijvoorbeeld de receptie van een advocatenkantoor: deze is vaak formeel en indrukwekkend, met donkere houttinten en een strak design, wat autoriteit en professionaliteit uitstraalt. 

Zelfs al voordat je de advocaat hebt gesproken, kan de ontvangstruimte invloed op je hebben gehad. 

Aankomen in een hotel

Als er één sector is die altijd bezig is met verwelkomen en ontvangst is het natuurlijk wel de reisindustrie. Vooral de ontvangstbalie speelt hier een centrale rol. In een hotellobby is deze vaak rijkelijk versierd en uitnodigend, bedoeld om een gevoel van welkom en comfort te geven. 

Dit contrasteert bijvoorbeeld met een ziekenhuisreceptie, waar functionaliteit en duidelijke informatieverstrekking voorop staan, vaak met een eenvoudiger en gestroomlijnd design.

Een bedrijf wat hier erg goed in is uiteraard Disney, ze gaan zelfs zo ver dat ze specifieke geuren hebben die jij ruikt wanneer je binnenkomt in een van de Disney verblijven. Dit is een bedrijf dat compleet focust op beleving en ervaring. Daarom zijn ze hier dag en nacht mee bezig, met waardevolle lessen voor ondernemers in Nederland, klein of groot.

En jouw ontvangstruimte?

Als jij op kantoor bent, loop eens naar buiten, ‘reset jezelf’ met de bovenstaande voorbeelden. Of denk aan deze voorbeelden de volgende keer dat je naar jouw bedrijf gaat. Wat zie jij wanneer je binnenkomt? Is het uitnodigend, voel jij je welkom? Oogt het professioneel? En wat wil je eigenlijk overbrengen? 

Laten we dieper ingaan op de marketing, gedachtegang en meerwaarde van jouw ontvangstruimte. 

Het combineren van psychologie en onderzoek met jouw ontvangstruimte

Onderzoek van Bitner in 1992 (“Servicescapes: The Impact of Physical Surroundings on Customers and Employees”), toont aan dat de fysieke omgeving van een dienst (zoals een receptie) een directe impact heeft op het gedrag en de percepties van zowel klanten als werknemers. Dit benadrukt nogmaals het belang van een doordacht ontwerp van de ontvangstruimte en de receptiebalie voor zowel klantbeleving als werknemerstevredenheid.

De inrichting van een receptie kan zelfs diepgaande psychologische effecten hebben op bezoekers. In een concept bekend als PAD (pleasure-arousal-dominance) wordt beschreven dat de fysieke omgeving invloed heeft op emoties en het gedrag van mensen. Een receptie die rust en vertrouwen uitstraalt kan bijvoorbeeld stress bij bezoekers verminderen, wat voor de medische industrie erg belangrijk is en juist in normale bedrijven vaak overgeslagen wordt. 

Wat jouw ontvangstruimte voor je kan doen

Eerste indrukken hebben een blijvende impact op de klantbeleving. Of het nou privé of zakelijk is, een eerste indruk moet goed zijn en moet ook precies kloppen. Naast de wachttijd, moet het persoonlijke contact en ook de setting kloppen. 

Een warme en uitnodigende ontvangstruimte kan bezoekers op hun gemak stellen, terwijl een strak en professioneel ontwerp een gevoel van efficiëntie en ernst kan uitstralen. Het is cruciaal dat je goed voor jezelf bepaalt waar jouw bedrijf voor staat en hoe jij wil dat jouw klanten, collega’s en andere bezoekers zich voelen. 

Als jij dit perfect in orde wil krijgen voor jouw bedrijf vertellen we je zo meer over wat jij kan doen om jouw ontvangstruimte in te richten. Maar eerst, laten we het kort hebben over de impact op jouw bedrijfsresultaten.

De impact op jouw bedrijfsresultaten

De zojuist genoemde blog vertelt je veel over de perfecte eerste indruk, maar waarom is deze eigenlijk zo belangrijk? 

De prijsperceptie

Zodra jij ergens al binnenkomt, heb je bewust of onbewust al een mening. Dit geldt voor je privéleven maar ook zakelijk. De fysieke omgeving creëert bepaalde verwachtingen bij een klant. Kom jij binnen bij een advocatenkantoor waar je direct een kijkje kan nemen naar de Rolex-collectie van de baas, dan ga jij je misschien zorgen maken of je dit bureau überhaupt zou kunnen betalen. Hoewel een luxe inrichting iemand zich snel comfortabel kan laten voelen, kan dit erg snel overslaan in een oncomfortabele situatie. Als jij kiespijn hebt, dan wil je je geen zorgen maken of je deze tandarts überhaupt wel kan betalen, toch? 

Beleving van kwaliteit

Jouw merk staat ergens voor, dit kan de beleving zijn, de prijs en nog veel meer, maar uiteindelijk komt het bijna altijd uit op de uiteindelijke kwaliteit van het geleverd product of de dienst. 

Een professioneel en goed doordachte ontvangstruimte kan bijdragen aan een hogere waargenomen waarde van jouw bedrijf. Richt jouw receptie in op een manier die goed de kwaliteit van jouw merk aantoont. Ben jij een premium en exclusief merk, dan wil je dit direct laten zien, vanaf het moment dat iemand binnen komt moet deze persoon zich speciaal voelen. Gebeurt dit niet? Dan heb je de eerste indruk al gemist! 

Emotie

We hebben het eerder over Disney gehad, maar in Nederland hebben we natuurlijk de Efteling. Vanaf het moment dat jij aankomt bij de Efteling, zelfs al rondom de parkeerplaats, wordt er alles aan gedaan om je in deze nieuwe wereld te verwelkomen. 

Als de Efteling synoniem moet staan aan een dagje ontspannen en plezier, dan begint dat bij de ‘voordeur’. Er wordt daarom alles aan gedaan om jouw ontvangst zo goed mogelijk te maken. Je emoties zijn daar alles bij.

Een ontvangstruimte moet stress, spanning en irritatie wegnemen. Bedenk hoe belangrijk dit kan zijn voor bijvoorbeeld een ziekenhuis, maar ook voor jouw bedrijf. Wil jij dat jouw collega’s, klanten en bezoekers zich zo ontspannen en welkom mogelijk voelen? Dan begint dit bij emotie.

Met deze drie kernwaarden pakken we door met nog wat tips voor jouw ontvangstruimte en hoe jij optimaal, met minimaal budget, jouw ontvangstruimte kan inrichten voor positieve bedrijfsresultaten.

Zo kan jij je ontvangstruimte het best inrichten 

Hoewel een inrichting altijd persoonlijk is, hebben we toch enkele tips verzameld om je de juiste richting in te helpen. In een van onze eerdere artikelen kan je al verschillende goede tips lezen voor het inrichten van je receptie. In dit artikel gaan we wat meer in op de prijsperceptie, de kwaliteitsbeleving en natuurlijk emotie.

Hier zijn 4 concrete tips om je te helpen bij het ontwerpen van een ontvangstruimte, hierbij gaan wij ervan uit dat je niet het budget van de Efteling hebt en houden we het schappelijk!

1. De ontvangstbalie

Een receptie- of ontvangstbalie is het centrale meubel in bijna iedere ontvangstruimte. Een neutrale en elegante ontvangstbalie is in bijna iedere situatie de veiligste oplossing. Dit zorgt voor een neutrale prijsperceptie, en met de juiste aankleding voor een positieve kwaliteitsbeleving en emotie.

(Bron: https://www.moonenimportexport.nl/product/receptie/receptiebalie/receptiebalie-zwart/) 

De receptiebalie is niet alleen een fysiek contactpunt, maar ook als een symbolische vertegenwoordiger van een bedrijf. Wanneer jij kiest voor een neutrale maar elegante balie dan liggen alle opties voor je open. Waarom? Omdat alles in de details zit. In de volgende tips leer jij hoe je de set en setting het beste kan manipuleren en een neutrale, elegante balie werkt hier het beste voor. 

2. Kies de juiste kleurenschema’s

Anno 2024 kan je alles ‘smart’ maken. Door slimme LED-verlichting en slimme lampen te kopen kun jij je hele receptie omtoveren met wat slimme thema’s. 

Veel bedrijven passen de kleurenschema’s aan op de huisstijl (de kleuren van je logo en merk). Hoewel dit er vaak erg goed uitziet, is dit niet altijd de beste oplossing. 

Kleuren kunnen emoties en gedrag beïnvloeden. Kies kleuren die passen bij de sfeer en de setting die je wilt creëren. Blauwtinten voor rust, groen voor balans, of misschien felle kleuren voor een energieke uitstraling. Je kan altijd met kleine nuances jouw merk naar voren brengen, maar kies vooral voor de sfeer die je wil creëren. 

Praktijkvoorbeeld: 

Een innovatief marketingbureau kan het beste felle kleuren kiezen, dit geeft een moderne uitstraling. Denk hierbij aan felgeel of groen, paars en oranje. 

Extra tip: Gebruik slimme lampen en LED strips om van sfeer te kunnen schakelen. Zo kun je bijvoorbeeld rond pasen de paaskleuren (geel, paars en groen) en frisse lentekleuren tonen en dit direct daarna weer aanpassen naar je vorige kleurpalette.

3. Gebruik zoveel mogelijk natuurlijk licht

Aangezien we het toch over verlichting hebben: Goede verlichting is essentieel, vooral natuurlijke verlichting heeft bewezen een positieve impact op de gezondheid. Door jouw collega’s en bezoekers bloot te stellen aan natuurlijk licht, laat jij meteen zien dat je het beste met ze voor hebt. Deze tip wordt enorm onderschat en sla deze vooral niet over!

4. Maak het persoonlijk

In een tijd van AI en digitalisering is het steeds belangrijker om empathisch en persoonlijk om te gaan met onze medemens. Dit begint bij een persoonlijk ontvangst, er is een groot verschil tussen “De koffiemachine staat in de hoek” of “Lust u een kopje koffie”? Hiermee schiet direct de kwaliteitsbeleving en de positieve ervaring omhoog. Ook het aanspreken bij de voornaam kan een wereld van verschil maken. 

Het kan wel een effect hebben op de prijsperceptie, een zeer persoonlijke ontvangst kan de indruk wekken dat jouw diensten of producten prijzig zijn. 

Wanneer we het over de inrichting en setting hebben hebben we hier een aantal korte tips voor je: 

• Gebruik seizoensgebonden decoratie
• Gebruik veel planten en groen (Dit werkt erg goed in combinatie met natuurlijke verlichting)
• Zorg dat de zitgelegenheid comfortabel is, als iemand lang moet wachten, laat dit dan op z’n minst comfortabel zijn.
• Zachte achtergrondmuziek voor een ontspannen en gastvrije sfeer.
• Persoonlijke items: Toon oudere generaties producten of foto’s van de oprichter samen met een achtergrondverhaal en laat mensen jouw merk beleven. 

Begin met de ruimte, eindig met jezelf

Hoewel de fysieke inrichting van een ontvangstruimte, inclusief de receptiebalie, van cruciaal belang is voor het creëren van een positieve eerste indruk, is het uiteindelijk het personeel dat deze ervaring compleet maakt. 

Het ontwerp van de ruimte kan een gevoel teweegbrengen, maar het zijn de interacties met jou en je collega’s die deze eerste indrukken versterken of compleet weghalen. Het personeel bij de receptie speelt een onmisbare rol in het vertegenwoordigen van de waarden en het karakter van een bedrijf. 

Daarnaast is het essentieel dat de service en het gedrag van het personeel consistent zijn met de sfeer en de uitstraling van de ruimte. Als een receptie een beeld van luxe en professionaliteit uitstraalt, moet het personeel deze eigenschappen ook belichamen in hun gedrag en service.

Begin met je ontvangstruimte, maar eindig vooral met jezelf!